隨著互聯(lián)網(wǎng)時代不斷的向前發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已不能滿足現(xiàn)有的發(fā)展趨勢了，所以現(xiàn)在越來越多的企業(yè)都使用現(xiàn)代的OA辦公體系，因OA系統(tǒng)軟件能協(xié)助企業(yè)辦公，有著企業(yè)文化建設，知識管理欄目，自定義表單和自定義流程等功能，更能夠實現(xiàn)無紙化辦公，提高企業(yè)辦公效率等作用。
OA系統(tǒng)具體是什么呢？
OA其實是一個簡稱，全稱是Office Automation即辦公自動化。通俗來講，OA就是讓企業(yè)更好實行內部管理，提升組織工作效率，同時降低企業(yè)管理成本。最初的OA系統(tǒng)可以實現(xiàn)即時溝通、文檔管理、流程審批、任務管理、會議管理、通訊錄、問卷調查等。經過多年的發(fā)展演變，目前的OA系統(tǒng)已經發(fā)展成為企業(yè)的信息化平臺管理樞紐，從行政管理轉移到行政、業(yè)務兼管，從溝通轉移到協(xié)作，從單一應用轉移到系統(tǒng)整合，通過對管理組織結構的優(yōu)化，管理體制的調整，在提升工作效率的基礎上，加強工作協(xié)同能力，強化決策的一致性，最終提高決策效能，促進企業(yè)的高速發(fā)展。
OA辦公系統(tǒng)對于新企業(yè)來說，在選型的時候，很多人都弄不清楚都應該具備哪些基礎的功能模塊，哪些模塊是在企業(yè)的辦公過程中使用的頻率最高。
杰商OA軟件開發(fā)
據(jù)軟件協(xié)會公布的OA系統(tǒng)軟件使用報告統(tǒng)計，企業(yè)在使用OA系統(tǒng)的過程中使用最多的模塊有3個部分，流程管理、公文管理、信息發(fā)布3個功能模塊，這其中人力資源、財務、業(yè)務部門的OA信息化內容流轉程度最高。
OA辦公系統(tǒng)經過20年的發(fā)展，功能需求變化已經日新月異，但是企業(yè)辦公的基礎需求基本一致，OA系統(tǒng)基礎功能有15個模塊，這15個模塊基本可以滿足政府、企事業(yè)單位的辦公需求。
1、通知公告
企業(yè)使用較多的功能就是通知和公告，這個基本上是企業(yè)全員使用的一個功能模塊，OA系統(tǒng)的通知公告包括起草、審核、發(fā)布，提醒、瀏覽、回復、檢索7個小功能應用，企業(yè)CIO在選型的時候，不妨自己可以到各個OA系統(tǒng)廠商的試用網(wǎng)址進行功能試用。
2、文件公布
OA系統(tǒng)的文件公布功能是企業(yè)使用頻率較高的一項模塊，同時也是全員使用的頻次較高的功能，文件公布包括文件的起草、審核、發(fā)布，提醒、瀏覽、回復、檢索7個功能小模塊，這個功能與通知公告功能相近，但是文件公布通常會附傳文檔附件，目前市面上主流的OA系統(tǒng)基本都支持WORD格式的在線閱覽。
3、文件交換
OA辦公系統(tǒng)革新了企業(yè)傳統(tǒng)辦公的紙質文件的交換形式，以電子文檔的方式實現(xiàn)了部門與部門，部門與個人，個人與個人三者之間的資料發(fā)送、接收、提醒、資料的分類入庫。滿足了企業(yè)文件交互的辦公需求，同時也是無紙化辦公的重要進步。
4、信息發(fā)布
OA系統(tǒng)都會支持欄目自定義、內容和樣式自定義、流程與權限自定義、信息展示位置自定義，支持在線編輯和圖文混排，支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。
企業(yè)在使用信息發(fā)布功能時，自定義功能是OA系統(tǒng)發(fā)展隨著企業(yè)發(fā)展變化的重大變革，既符合企業(yè)發(fā)展所需，同時也是OA系統(tǒng)進化的重要步驟。
5、文檔中心
OA辦公系統(tǒng)的文檔中心，是企業(yè)資料分類存儲的重要功能模塊，從管理員的角度，資料中心是管理后臺的重要功能模塊，資料分類的創(chuàng)建，資料的添加、修改、刪除、共享、檢索，相關系統(tǒng)的資料入庫管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。
6、流程管理
OA系統(tǒng)真正能夠形成體系，幫助企業(yè)形成競爭力的主要是企業(yè)對“工作流”的應用。
OA辦公系統(tǒng)的流程管理主要用于對日常辦公審批流程的處理，它可通過申請、上報、審批、發(fā)放等流程動作來設置工作流程并對其進行查詢和監(jiān)管等。常見的流程包括發(fā)文、收文、業(yè)務審批，內容起草和制發(fā)、文件傳閱、批示處理、工作請示、工作報告、工作交辦，部門間的工作聯(lián)絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等。主要功能包括：待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監(jiān)控。
7、辦公用品管理
辦公用品管理部分，一般是行政部門或者采購部門使用較為頻繁的一個功能，行政部門負責計劃，采購部門負責按照計劃進行辦理，而財務部門負責監(jiān)督，所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫、出庫，辦公用品申購、申領、審批，辦公用品的修改、刪除、查看詳細。以上3個部門對這個模塊的使用的頻次最高，至于個人的辦公用品申請功能實際可能是每個月一兩次而已。
8、客戶關系管理
這個功能模塊，多是業(yè)務部門在使用，包含了客戶關系管理部分，維護客戶資料及互動相關信息。
客戶關系管理系統(tǒng)是企業(yè)與客戶交往過程中所形成的客戶信息資料，企業(yè)自行定制的客戶信用分析報告。建立合格的客戶檔案是企業(yè)信息管理的起點，是企業(yè)日常基礎性工作。
客戶關系管理系統(tǒng)包括建立、閱覽、提醒、檢索等功能。
9、人力資源管理
OA系統(tǒng)的人力資源管理是專業(yè)HR版本的簡化版本，一般只滿足企業(yè)人力資源部門的基本人力資源管理所需，如果是專業(yè)級別的人力資源公司使用，那就要購買專業(yè)的HR軟件。人力資源管理包括人才信息庫管理、招聘管理、公司或部門用人申請、公司用人匯總、人事檔案管理。
很多公司在選型OA系統(tǒng)時，CIO主管都會咨詢人力資源部門的需求，而人力資源部門在提供需求的時候，大多都是參考專業(yè)HR軟件的功能進行功能定義，這個是不現(xiàn)實的，目前國內的OA系統(tǒng)軟件都達不到專業(yè)級HR軟件的作用，一般只能滿足人力資源基本功能所需。提醒CIO在選型OA系統(tǒng)時，千萬不要掉進“人力資源管理”陷阱。
10、個人辦公
OA系統(tǒng)的個人辦公部分，實際上是個人自我計劃管理部分，是滿足自我學習和自我監(jiān)督的重要功能模塊，個人辦公包括計劃任務管理(任務的創(chuàng)建、跟蹤、任務反饋與提醒);個人日程安排與提醒，通訊錄管理、短消息發(fā)送、接收、回復與提醒等。
個人辦公功能目前在移動辦公端使用頻率較高，企業(yè)員工可以通過個人辦公進行自我時間管理，對個人計劃進行閱覽、修正。是企業(yè)員工使用較多的功能。
11、電子郵件功能模塊
企業(yè)郵箱功能，是企業(yè)內部與內部、內部與外部之間聯(lián)系的一個橋梁，通過公司自己的OA系統(tǒng)電子郵件功能，可以統(tǒng)一對員工的業(yè)務郵件進行統(tǒng)一管理，既統(tǒng)一提升企業(yè)形象，又有助于業(yè)務信息的管理，防止重要客戶信息丟失，電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)送箱、已刪除郵件。
企業(yè)電子郵件功能可以統(tǒng)一網(wǎng)址后綴，讓員工有歸屬感，同時也可以提升企業(yè)在客戶眼中的價值地位。
12、網(wǎng)上論壇
網(wǎng)上論壇部分，實際上公司內部知識分享，內部社交的重要板塊，人力資源部門會比較重視網(wǎng)上論壇功能需求，企業(yè)可以可以自行設置分論壇和議題，為員工提供了一個信息交流、溝通和問題討論的空間，實現(xiàn)開放、平等、自由的談論和發(fā)言，企業(yè)管理部門也可以進行咨詢、解答和收集意見。
網(wǎng)上論壇部分一般也是OA系統(tǒng)生成個人門戶的重要內容板塊之一。
13、事務管理
OA系統(tǒng)基礎功能還包含事務管理模塊，這個模塊包括車輛管理、會議室管理。出車管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會議室的使用申請、查詢、管理等。
14、系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理功能使用最多就是OA系統(tǒng)的管理員，包括用戶、組織、欄目、權限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權限配置管理功能是按照企業(yè)員工職能、職務進行權限分配的重要功能。
15、OA即時通
這是一個類似QQ的客戶端軟件，和OA辦公系統(tǒng)集成于一體，實現(xiàn)信息的提醒、在線用戶的顯示、簡易實時聊天功能，短消息顯示及回復等功能。對于功能名稱、界面和用戶的體驗，就需要企業(yè)去了解試用才知道是否適合企業(yè)使用。
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