隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代不斷的向前發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已不能滿足現(xiàn)有的發(fā)展趨勢(shì)了，所以現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)都使用現(xiàn)代的OA辦公體系，因OA系統(tǒng)軟件能協(xié)助企業(yè)辦公，有著企業(yè)文化建設(shè)，知識(shí)管理欄目，自定義表單和自定義流程等功能，更能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高企業(yè)辦公效率等作用。
OA系統(tǒng)具體是什么呢？
OA其實(shí)是一個(gè)簡(jiǎn)稱，全稱是Office Automation即辦公自動(dòng)化。通俗來(lái)講，OA就是讓企業(yè)更好實(shí)行內(nèi)部管理，提升組織工作效率，同時(shí)降低企業(yè)管理成本。最初的OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)溝通、文檔管理、流程審批、任務(wù)管理、會(huì)議管理、通訊錄、問(wèn)卷調(diào)查等。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展演變，目前的OA系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展成為企業(yè)的信息化平臺(tái)管理樞紐，從行政管理轉(zhuǎn)移到行政、業(yè)務(wù)兼管，從溝通轉(zhuǎn)移到協(xié)作，從單一應(yīng)用轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)整合，通過(guò)對(duì)管理組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，管理體制的調(diào)整，在提升工作效率的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)工作協(xié)同能力，強(qiáng)化決策的一致性，最終提高決策效能，促進(jìn)企業(yè)的高速發(fā)展。
OA辦公系統(tǒng)對(duì)于新企業(yè)來(lái)說(shuō)，在選型的時(shí)候，很多人都弄不清楚都應(yīng)該具備哪些基礎(chǔ)的功能模塊，哪些模塊是在企業(yè)的辦公過(guò)程中使用的頻率最高。
杰商OA軟件開(kāi)發(fā)
據(jù)軟件協(xié)會(huì)公布的OA系統(tǒng)軟件使用報(bào)告統(tǒng)計(jì)，企業(yè)在使用OA系統(tǒng)的過(guò)程中使用最多的模塊有3個(gè)部分，流程管理、公文管理、信息發(fā)布3個(gè)功能模塊，這其中人力資源、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門的OA信息化內(nèi)容流轉(zhuǎn)程度最高。
OA辦公系統(tǒng)經(jīng)過(guò)20年的發(fā)展，功能需求變化已經(jīng)日新月異，但是企業(yè)辦公的基礎(chǔ)需求基本一致，OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能有15個(gè)模塊，這15個(gè)模塊基本可以滿足政府、企事業(yè)單位的辦公需求。
1、通知公告
企業(yè)使用較多的功能就是通知和公告，這個(gè)基本上是企業(yè)全員使用的一個(gè)功能模塊，OA系統(tǒng)的通知公告包括起草、審核、發(fā)布，提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索7個(gè)小功能應(yīng)用，企業(yè)CIO在選型的時(shí)候，不妨自己可以到各個(gè)OA系統(tǒng)廠商的試用網(wǎng)址進(jìn)行功能試用。
2、文件公布
OA系統(tǒng)的文件公布功能是企業(yè)使用頻率較高的一項(xiàng)模塊，同時(shí)也是全員使用的頻次較高的功能，文件公布包括文件的起草、審核、發(fā)布，提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索7個(gè)功能小模塊，這個(gè)功能與通知公告功能相近，但是文件公布通常會(huì)附傳文檔附件，目前市面上主流的OA系統(tǒng)基本都支持WORD格式的在線閱覽。
3、文件交換
OA辦公系統(tǒng)革新了企業(yè)傳統(tǒng)辦公的紙質(zhì)文件的交換形式，以電子文檔的方式實(shí)現(xiàn)了部門與部門，部門與個(gè)人，個(gè)人與個(gè)人三者之間的資料發(fā)送、接收、提醒、資料的分類入庫(kù)。滿足了企業(yè)文件交互的辦公需求，同時(shí)也是無(wú)紙化辦公的重要進(jìn)步。
4、信息發(fā)布
OA系統(tǒng)都會(huì)支持欄目自定義、內(nèi)容和樣式自定義、流程與權(quán)限自定義、信息展示位置自定義，支持在線編輯和圖文混排，支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。
企業(yè)在使用信息發(fā)布功能時(shí)，自定義功能是OA系統(tǒng)發(fā)展隨著企業(yè)發(fā)展變化的重大變革，既符合企業(yè)發(fā)展所需，同時(shí)也是OA系統(tǒng)進(jìn)化的重要步驟。
5、文檔中心
OA辦公系統(tǒng)的文檔中心，是企業(yè)資料分類存儲(chǔ)的重要功能模塊，從管理員的角度，資料中心是管理后臺(tái)的重要功能模塊，資料分類的創(chuàng)建，資料的添加、修改、刪除、共享、檢索，相關(guān)系統(tǒng)的資料入庫(kù)管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。
6、流程管理
OA系統(tǒng)真正能夠形成體系，幫助企業(yè)形成競(jìng)爭(zhēng)力的主要是企業(yè)對(duì)“工作流”的應(yīng)用。
OA辦公系統(tǒng)的流程管理主要用于對(duì)日常辦公審批流程的處理，它可通過(guò)申請(qǐng)、上報(bào)、審批、發(fā)放等流程動(dòng)作來(lái)設(shè)置工作流程并對(duì)其進(jìn)行查詢和監(jiān)管等。常見(jiàn)的流程包括發(fā)文、收文、業(yè)務(wù)審批，內(nèi)容起草和制發(fā)、文件傳閱、批示處理、工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作交辦，部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)銷、請(qǐng)假等。主要功能包括：待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監(jiān)控。
7、辦公用品管理
辦公用品管理部分，一般是行政部門或者采購(gòu)部門使用較為頻繁的一個(gè)功能，行政部門負(fù)責(zé)計(jì)劃，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)按照計(jì)劃進(jìn)行辦理，而財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督，所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫(kù)、出庫(kù)，辦公用品申購(gòu)、申領(lǐng)、審批，辦公用品的修改、刪除、查看詳細(xì)。以上3個(gè)部門對(duì)這個(gè)模塊的使用的頻次最高，至于個(gè)人的辦公用品申請(qǐng)功能實(shí)際可能是每個(gè)月一兩次而已。
8、客戶關(guān)系管理
這個(gè)功能模塊，多是業(yè)務(wù)部門在使用，包含了客戶關(guān)系管理部分，維護(hù)客戶資料及互動(dòng)相關(guān)信息。
客戶關(guān)系管理系統(tǒng)是企業(yè)與客戶交往過(guò)程中所形成的客戶信息資料，企業(yè)自行定制的客戶信用分析報(bào)告。建立合格的客戶檔案是企業(yè)信息管理的起點(diǎn)，是企業(yè)日常基礎(chǔ)性工作。
客戶關(guān)系管理系統(tǒng)包括建立、閱覽、提醒、檢索等功能。
9、人力資源管理
OA系統(tǒng)的人力資源管理是專業(yè)HR版本的簡(jiǎn)化版本，一般只滿足企業(yè)人力資源部門的基本人力資源管理所需，如果是專業(yè)級(jí)別的人力資源公司使用，那就要購(gòu)買專業(yè)的HR軟件。人力資源管理包括人才信息庫(kù)管理、招聘管理、公司或部門用人申請(qǐng)、公司用人匯總、人事檔案管理。
很多公司在選型OA系統(tǒng)時(shí)，CIO主管都會(huì)咨詢?nèi)肆Y源部門的需求，而人力資源部門在提供需求的時(shí)候，大多都是參考專業(yè)HR軟件的功能進(jìn)行功能定義，這個(gè)是不現(xiàn)實(shí)的，目前國(guó)內(nèi)的OA系統(tǒng)軟件都達(dá)不到專業(yè)級(jí)HR軟件的作用，一般只能滿足人力資源基本功能所需。提醒CIO在選型OA系統(tǒng)時(shí)，千萬(wàn)不要掉進(jìn)“人力資源管理”陷阱。
10、個(gè)人辦公
OA系統(tǒng)的個(gè)人辦公部分，實(shí)際上是個(gè)人自我計(jì)劃管理部分，是滿足自我學(xué)習(xí)和自我監(jiān)督的重要功能模塊，個(gè)人辦公包括計(jì)劃任務(wù)管理(任務(wù)的創(chuàng)建、跟蹤、任務(wù)反饋與提醒);個(gè)人日程安排與提醒，通訊錄管理、短消息發(fā)送、接收、回復(fù)與提醒等。
個(gè)人辦公功能目前在移動(dòng)辦公端使用頻率較高，企業(yè)員工可以通過(guò)個(gè)人辦公進(jìn)行自我時(shí)間管理，對(duì)個(gè)人計(jì)劃進(jìn)行閱覽、修正。是企業(yè)員工使用較多的功能。
11、電子郵件功能模塊
企業(yè)郵箱功能，是企業(yè)內(nèi)部與內(nèi)部、內(nèi)部與外部之間聯(lián)系的一個(gè)橋梁，通過(guò)公司自己的OA系統(tǒng)電子郵件功能，可以統(tǒng)一對(duì)員工的業(yè)務(wù)郵件進(jìn)行統(tǒng)一管理，既統(tǒng)一提升企業(yè)形象，又有助于業(yè)務(wù)信息的管理，防止重要客戶信息丟失，電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)送箱、已刪除郵件。
企業(yè)電子郵件功能可以統(tǒng)一網(wǎng)址后綴，讓員工有歸屬感，同時(shí)也可以提升企業(yè)在客戶眼中的價(jià)值地位。
12、網(wǎng)上論壇
網(wǎng)上論壇部分，實(shí)際上公司內(nèi)部知識(shí)分享，內(nèi)部社交的重要板塊，人力資源部門會(huì)比較重視網(wǎng)上論壇功能需求，企業(yè)可以可以自行設(shè)置分論壇和議題，為員工提供了一個(gè)信息交流、溝通和問(wèn)題討論的空間，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言，企業(yè)管理部門也可以進(jìn)行咨詢、解答和收集意見(jiàn)。
網(wǎng)上論壇部分一般也是OA系統(tǒng)生成個(gè)人門戶的重要內(nèi)容板塊之一。
13、事務(wù)管理
OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能還包含事務(wù)管理模塊，這個(gè)模塊包括車輛管理、會(huì)議室管理。出車管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會(huì)議室的使用申請(qǐng)、查詢、管理等。
14、系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理功能使用最多就是OA系統(tǒng)的管理員，包括用戶、組織、欄目、權(quán)限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權(quán)限配置管理功能是按照企業(yè)員工職能、職務(wù)進(jìn)行權(quán)限分配的重要功能。
15、OA即時(shí)通
這是一個(gè)類似QQ的客戶端軟件，和OA辦公系統(tǒng)集成于一體，實(shí)現(xiàn)信息的提醒、在線用戶的顯示、簡(jiǎn)易實(shí)時(shí)聊天功能，短消息顯示及回復(fù)等功能。對(duì)于功能名稱、界面和用戶的體驗(yàn)，就需要企業(yè)去了解試用才知道是否適合企業(yè)使用。
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